Office Manager & Operations Coördinator

Ben jij iemand die overzicht creëert, snel schakelt en graag verantwoordelijkheid neemt? Breng je structuur in een dynamische organisatie en combineer je organisatorisch talent met administratieve nauwkeurigheid en commerciële daadkracht? Dan zoeken wij jou.

Ian en Wijn is een ambitieuze Rotterdamse wijnleverancier voor de horeca. We werken dagelijks met bijzondere wijnen, enthousiaste producenten en uiteenlopende horecazaken. Omdat ons bedrijf groeit, zoeken we een Office Manager & Operations Coördinator die rust, overzicht en structuur brengt.

Jouw rol

Je vormt de centrale schakel binnen Ian en Wijn. De nadruk ligt op het organiseren, coördineren en ondersteunen van onze dagelijkse bedrijfsvoering en de bijbehorende administratieve processen. Daarnaast ondersteun je de commerciële binnendienst, coördineer je projecten en draag je bij aan events, communicatie en de verdere professionalisering van onze organisatie.

Je krijgt veel ruimte om mee te denken. Zie je dat iets slimmer, duidelijker of efficiënter kan? Dan neem je initiatief en help je om dit te verbeteren.

Organisatie en coördinatie

• Centraal aanspreekpunt voor het team.
• Bewaken van planning, prioriteiten en actiepunten.
• Coördineren van projecten en interne afspraken.
• Zorgen voor structuur en overzicht binnen de dagelijkse werkzaamheden.

Commercie en sales

• Ondersteunen bij offertes, orders en klantvragen.
• Bewaken van commerciële afspraken en opvolging.
• Afstemmen tussen sales, logistiek, administratie en inkoop.

Events en proeverijen

• Organiseren van proeverijen en events.
• Coördineren van planning, communicatie en betrokken partijen.
• Regelen van wijnen, materialen en benodigdheden.

Website, ontwerp en communicatie

• Actualiseren van website en online content.
• Verzorgen van nieuwsbrieven, social media en promotiemateriaal.
• Bewaken van huisstijl en productinformatie.

Processen en professionalisering

• Structureren en verbeteren van werkprocessen.
• Vastleggen van afspraken en procedures.
• Signaleren en oplossen van knelpunten.
• Meedenken over hoe we als organisatie slimmer en efficiënter kunnen werken.

Wie zoeken wij?

Je bent zelfstandig, gestructureerd en ziet wat er moet gebeuren. Je stelt prioriteiten, neemt verantwoordelijkheid en zorgt dat werkzaamheden zorgvuldig worden afgerond.

• Je beschikt over hbo-werk- en denkniveau.
• Je werkt zelfstandig, georganiseerd en nauwkeurig.
• Je houdt overzicht en stelt de juiste prioriteiten.
• Je communiceert duidelijk en professioneel.
• Je bent commercieel, klantgericht en oplossingsgericht.
• Je neemt initiatief en verantwoordelijkheid.
• Je werkt gemakkelijk met verschillende digitale systemen.
• Je hebt gevoel voor communicatie en vormgeving.
• Ervaring in een vergelijkbare coördinerende functie is een pre.
• Ervaring met office management, projectcoördinatie, salesondersteuning, evenementen of communicatie is mooi meegenomen.
• Affiniteit met wijn en horeca is een voordeel, maar enthousiasme, leergierigheid en een hands-on mentaliteit vinden we minstens zo belangrijk.

Wat bieden wij?

• Een vaste parttimefunctie van 24 tot 32 uur per week.
• Mogelijkheid om door te groeien naar een fulltimefunctie.
• Een veelzijdige rol met veel verantwoordelijkheid.
• Ruimte voor eigen ideeën en professionele ontwikkeling.
• Directe invloed op onze processen en organisatie.
• Een informele werksfeer met korte lijnen.
• Contact met horecaondernemers, klanten en wijnproducenten.
• Deelname aan proeverijen, evenementen en wijnreizen.
• Een passend salaris en goede arbeidsvoorwaarden.
• Mogelijkheid tot gedeeltelijk thuiswerken.

Aanvullende arbeidsvoorwaarden

• Dertiende maand.
• Vakantiegeld.
• Pensioenregeling.
• Reiskostenvergoeding.
• Bedrijfsuitjes en vrijdagmiddagborrels.

Praktische informatie

• Dienstverband: vaste baan, parttime.
• Aantal uren: 24–32 uur per week.
• Werkdagen: maandag tot en met vrijdag.
• Werklocatie: hybride, Rotterdam 3044 AH.
• Groeimogelijkheid: uitbreiding van uren en takenpakket.

Solliciteren

Denk jij dat jij bij Ian en Wijn rust, structuur en vooruitgang kunt brengen? Stuur dan je cv en een korte motivatie naar Demy@ianenwijn.nl.

Vertel ons wie je bent, waar je goed in bent en waarom deze veelzijdige functie bij jou past. We kijken ernaar uit om kennis met je te maken.